Offerta di lavoro: Executive Assistant presso Lokad

Stiamo cercando un Executive Assistant che possa migliorare l’efficacia del team aiutando i membri del nostro team a gestire le loro attività in modo fluido, fornendo supporto, informazioni, supporto amministrativo e operativo e, in generale, essendo un aiuto prezioso per l’intero team aiutando a “gestire la casa”.

Stiamo iniziando a creare un piccolo dipartimento con assistenti di alto livello che non sono limitati a un solo tipo di compito e sono disposti ad aiutare in tutto ciò su cui possono mettere le mani. Stiamo anche cercando persone che non abbiano paura di provare nuovi strumenti tecnologici e di svolgere compiti che non hanno mai fatto prima. Se pensi di essere in grado di gestire più attività contemporaneamente, di dare priorità, di essere disponibile, cordiale e motivato, continua a leggere!

Lokad è un’azienda fondata nel 2008 e specializzata nell’ottimizzazione della supply chain. Aiutiamo aziende di diversi settori (aeronautica, moda, automotive, e-commerce…) a prevedere e prendere decisioni riguardo ai loro inventari. La maggior parte dei nostri clienti si trova al di fuori della Francia, principalmente in Nord America ed Europa. Il nostro team di circa 50 persone è interamente basato a Parigi, ma è composto da profili internazionali, principalmente ingegneri. Lokad sta crescendo rapidamente ed è sempre alla ricerca di persone che possano crescere con l’azienda.

Responsabilità principali

• Mantenere gli orari degli appuntamenti; organizzare tutte le disposizioni per riunioni, teleconferenze e viaggi.
• Gestire e filtrare telefonate, posta e email.
• Fornire supporto amministrativo e operativo, collaborare con il contabile e mantenere archivi impeccabili.
• Agire come coordinatore delle informazioni e della comunicazione, e come punto centrale di contatto per tutte le esigenze amministrative.
• Aiutare nell’organizzazione di eventi e riunioni sociali.
• Dare priorità e coordinare molteplici attività lavorative con la capacità di rispettare le scadenze.

Altre aree di attività

• Assistere il dipartimento Vendite e Marketing nell’organizzazione dei collaboratori esterni e, eventualmente, nella qualificazione dei prospect o nelle campagne di mailing.
• Assistere nell’onboarding o nella gestione dei dipendenti in uscita.
• Assistere nella fatturazione e nella gestione dei contratti e dei documenti legali.

Competenze richieste

• Brillante e molto energico, con una passione per organizzare e ottimizzare l’ambiente di lavoro di un team.
• Capacità di prendere l’iniziativa, giudizio e offrire suggerimenti e miglioramenti ai processi.
• Forti competenze di gestione delle relazioni, all’interno del team o con i clienti.
• Molto attento ai dettagli, in grado di fornire un’esecuzione impeccabile delle attività amministrative.
• In grado di dare priorità e di essere flessibile in risposta a cambiamenti delle priorità.
• Conoscenza avanzata della suite Microsoft Office. Buone competenze informatiche (Wikis, CRMs, strumenti di gestione delle attività…).
• Forti competenze comunicative. Impeccabile padronanza dell’inglese e del francese, sia orale che scritta.
• Altamente affidabile e professionale. In grado di mantenere la riservatezza delle informazioni e proteggere le operazioni senza eccezioni.
• Laureato in un college o università, o con una buona formazione amministrativa.
• Idealmente, più di 3 anni di esperienza amministrativa pertinente.