Backorders

I backorders rappresentano ordini di acquisto effettuati al fornitore per prodotti che sono già esauriti da una determinata posizione di servizio. Il backordering è il processo di vendita di inventario che l’azienda non ha a disposizione. Il backordering avviene solo quando la domanda viene registrata in modo formale: ad esempio, in un negozio al dettaglio, la maggior parte dei clienti semplicemente passerebbe oltre quando si trova di fronte a una situazione di mancanza di scaffale, senza segnalare il prodotto mancante al negozio. I backorders rappresentano sfide specifiche in termini di ottimizzazione dell’inventario, poiché le unità backordered sono tipicamente associate a un grado di urgenza proveniente dal cliente.

Panoramica dei backorders

Il backordering rappresenta un modo per i clienti di ordinare un’unità che al momento non è disponibile. Questa situazione si verifica spesso in contesti di vendita B2B. Ad esempio, un pool di parti di aeromobili dovrebbe essere in grado di soddisfare tutte le parti richieste; e qualsiasi richiesta che non può essere immediatamente soddisfatta dallo stock disponibile attiverà un backorder.

I backorders possono verificarsi anche in contesti B2C, tipicamente nel commercio elettronico. Tipicamente, il prodotto verrà contrassegnato come disponibile “entro 2 settimane” o in qualsiasi altro periodo di tempo simile che rappresenta la migliore previsione dell’e-commerce su quanto tempo ci vorrà per avere il prodotto consegnato al momento in cui viene effettuato l’ordine da parte del cliente. I prodotti costosi vengono spesso backordered dal negozio con l’aiuto di un commesso.

Nel B2C, il prodotto ordinato potrebbe non essere sempre consegnato al cliente alla fine perché i costi coinvolti nella consegna del prodotto potrebbero superare di gran lunga i benefici (vedi la discussione sui MOQ di seguito). Pertanto, quando è effettivamente possibile ricorrere ai backorders, è consigliabile avere un processo in atto per gestire, nel modo più elegante possibile, le situazioni in cui il prodotto non verrà consegnato al cliente entro il periodo di tempo originariamente pubblicizzato. Questo processo include tipicamente un rimborso proattivo per il prodotto, ma può anche includere un buono regalo aggiuntivo come compensazione per l’ordine non soddisfatto.

Modellizzazione quantitativa dei backorders

Il processo di backordering è quasi sempre legato a clienti che sperimentano una sensibilità extra alla durata effettiva delle rotture di stock. Infatti, con i backorders, i clienti assumono un impegno anticipato per l’acquisto di un prodotto che non è immediatamente disponibile, e una prolungata indisponibilità del prodotto sarà percepita come una mancanza di buon servizio fornito dal distributore.

Dal punto di vista del controllo delle scorte, i backorders sono tipicamente rappresentati come valori negativi all’interno delle scorte disponibili. Le scorte disponibili non devono essere confuse con le scorte fisicamente presenti sullo scaffale. Per definizione, il valore delle scorte fisiche non può scendere al di sotto dello zero; mentre le scorte disponibili possono assumere valori positivi e negativi.

Dal punto di vista dell’ottimizzazione dell’inventario, quando si modella l’impatto dei backorders utilizzando la funzione di ricompensa delle scorte, la penalità economica associata alle rotture di stock nel caso specifico dei backorders è tipicamente considerata abbastanza grande, possibilmente uguale o superiore al prezzo di vendita del prodotto stesso.

MOQ e backorders

Quando sono presenti quantitativi minimi di ordine (MOQ), interferiscono tipicamente con i backorders: in questo caso, non è possibile effettuare un ordine di acquisto che corrisponda esattamente alle quantità di backorder poiché l’ordine di acquisto deve soddisfare anche i vincoli MOQ. Quando i MOQ sono elevati, non è sempre una scelta economica ragionevole soddisfare ogni singolo backorder perché soddisfare il vincolo MOQ potrebbe comportare la creazione di una grande quantità di stock morto.

Il primo passo per evitare questa situazione consiste nel perfezionare il calcolo che definisce la disponibilità del prodotto tenendo conto del vincolo MOQ. Il vincolo MOQ viene utilizzato per calcolare un ritardo di spedizione pubblicizzato allineato al ritardo effettivo che il cliente molto probabilmente dovrà affrontare se sceglie l’opzione di backorder del prodotto.

Inoltre, è necessario utilizzare una politica di ordinazione prioritaria per modellare correttamente l’impatto della penalità aggiuntiva per la mancanza di stock generata dai backorders. Infatti, le politiche di inventario del punto di ordine non possono gestire correttamente questo tipo di vincoli multi-prodotto poiché i MOQ vengono tipicamente soddisfatti non solo ordinando i prodotti attualmente associati ai backorders, ma anche distribuendo le quantità su altri prodotti che hanno anche livelli di inventario più bassi.

Resi e backorders

Alcuni settori, come ad esempio la moda, ricevono una quantità costante di resi, che talvolta rappresentano fino al 50% della domanda originale. In tali situazioni, un backorder potrebbe avere una buona probabilità di essere soddisfatto attraverso i resi previsti e quindi potrebbe non essere necessario effettuare un effettivo ordine di acquisto al fornitore.

Dal punto di vista dell’ottimizzazione dell’inventario, questa situazione è gestita combinando sia la previsione probabilistica della domanda con la previsione probabilistica dei resi. Le due previsioni probabilistiche vengono combinate attraverso una convoluzione che fornisce la domanda netta; una distribuzione di probabilità in cui sono possibili valori di domanda negativi e che rappresentano situazioni in cui i resi potrebbero temporaneamente superare la domanda.

Ancora una volta, è necessario utilizzare una politica di ordinazione prioritaria per unificare correttamente l’impatto dei backorders quando sono presenti anche resi. È anche possibile combinare resi, MOQ e backorders, ma ciò richiede tipicamente l’uso di un risolutore numerico dedicato.

Container e backorders

Alcuni distributori preferiscono confondere la linea tra backorders e ordini regolari quando vendono inventario mentre è ancora in fase di spedizione via mare. Infatti, le importazioni dall’estero coinvolgono tipicamente tempi di consegna molto lunghi, fino a 10 settimane o più. Tuttavia, un’analisi precisa del flusso in arrivo di container offre la possibilità di vendere prodotti con tempi di consegna notevolmente inferiori, senza vendere prodotti che sono effettivamente in stock.

Vendere inventario che è ancora in fase di transito rappresenta vantaggi significativi per i distributori dal punto di vista del flusso di cassa e contribuisce anche a ridurre il rischio complessivo dell’inventario riducendo l’impegno complessivo di un’azienda relativo alle quantità di inventario invenduto.

Nella pratica, vendere inventario in transito, ad esempio quando i container sono ancora in mare, richiede previsioni affidabili dei tempi di consegna probabilistici, poiché il calcolo dei tempi di spedizione pubblicizzati ai clienti richiede una modellazione accurata dei rischi economici associati a una stima errata dei tempi di consegna del fornitore.