Inventario Perpetuo
Nel mondo degli affari e della contabilità, il concetto di inventario perpetuo si riferisce a un sistema, o in pratica a un software, in cui le informazioni sulla quantità di inventario e la disponibilità delle SKU (unità di mantenimento delle scorte) vengono aggiornate continuamente in base ai record associati alle operazioni aziendali, principalmente ordini e movimenti di magazzino. L’obiettivo dell’inventario perpetuo è mantenere una stima accurata dei livelli di stock reali con il minor numero possibile di conteggi di magazzino.
Design de facto per il software moderno
Tutti i moderni software di gestione delle scorte sfruttano l’approccio dell’inventario perpetuo che consiste nel dedurre, tra le altre quantità, i livelli di stock attuali in base alle operazioni aziendali che vengono registrate anche all’interno del sistema. Di solito, al sistema viene fornito il livello di stock iniziale e tutti i successivi livelli di stock vengono calcolati automaticamente.
Questo approccio utilizza tipicamente il concetto di SKU che rappresenta una posizione fisica che dovrebbe contenere un certo numero di unità dello stesso prodotto. Il punto di vista tipico dell’inventario perpetuo assume che le unità all’interno di una SKU non possano essere differenziate.
L’approccio dell’inventario perpetuo è anche prevalentemente associato alla valutazione delle scorte in base al metodo FIFO (first-in first-out), che viene calcolato anche in base agli stessi record storici associati alle operazioni aziendali utilizzati per il calcolo dell’inventario perpetuo.
Il conteggio periodico come meccanismo correttivo
L’inventario perpetuo si basa sull’assunzione che i record delle operazioni aziendali riflettano accuratamente ciò che sta realmente accadendo per quanto riguarda l’inventario reale. Tuttavia, gli errori di inserimento manuale introducono discrepanze tra le quantità che stanno realmente entrando e uscendo e i loro corrispettivi elettronici effettivi. In particolare, a causa della natura cumulativa del calcolo dell’inventario perpetuo, gli errori si accumulano nel tempo.
Pertanto, anche se le operazioni aziendali vengono registrate seguendo un processo che garantisce un bassissimo percentuale di inserimenti errati, ogni rotazione dell’inventario degraderà l’accuratezza degli indicatori mantenuti attraverso l’inventario perpetuo, in particolare lo stock disponibile. Questo problema è tipicamente definito come un problema di inventario fantasma in cui i livelli di stock elettronici divergono dai livelli di stock reali.
Il problema dell’inventario fantasma viene tipicamente affrontato mediante il conteggio periodico dei livelli di stock. Nella pratica, i magazzini e altri ambienti strettamente controllati necessitano di conteggi poco frequenti. Al contrario, gli ambienti in cui c’è poco controllo dei processi di inventario, come i negozi, richiedono conteggi molto più frequenti.