Costi di inventario

Detto ciò, non è facile stabilire una definizione precisa. Costo dell’inventario, costo totale dell’inventario (TCI), costo totale di proprietà dell’inventario, …: la nomenclatura che circonda i termini “costi di inventario” può essere di per sé un po’ complicata e ciò che copre tende a variare leggermente a seconda delle fonti e dei settori aziendali interessati. In questo articolo, ci concentriamo sulla visione dei costi di un inventario “statico”, piuttosto che sui costi causati dagli spostamenti dell’inventario. Per essere più precisi, mettiamo da parte gli aspetti legati al flusso delle merci per concentrarci esclusivamente sui costi di possedere effettivamente una certa quantità di inventario. Adottiamo anche una prospettiva sulla questione più adatta al commercio.

Per i rivenditori o i grossisti, così come per la maggior parte degli e-commerce, l’inventario è di solito l’attivo più grande, nonché la voce di spesa più grande. Valutare i costi di inventario è quindi essenziale e ha ripercussioni sulle finanze dell’azienda così come sulla sua gestione. Aiuta le aziende a determinare quanto profitto può essere realizzato sull’inventario, come ridurre i costi, dove apportare modifiche, quali fornitori o articoli devono essere scelti, come deve essere allocato il capitale, ecc.

Difficoltà di valutare correttamente i costi di inventario

Spesso osserviamo che molte aziende non conoscono esattamente i costi totali legati al loro inventario. Peggio ancora, molte aziende si basano sulla falsa premessa che la contabilità ordinaria fornisca una stima ragionevole dei costi del loro inventario.

In primo luogo, la misurazione dei costi dell’inventario, di per sé, è un problema complesso. Esistono diversi sistemi alternativi di contabilità dei costi che possono essere rilevanti per alcuni scopi, ma inadeguati o pericolosi per altri.¹ Inoltre, non è sempre possibile né economico tenere traccia di tutti i costi, né suddividerli e allocarli correttamente. Per iniziare a valutare i costi di inventario, è necessario capire che i numeri rilevanti non sempre appariranno nei registri contabili convenzionali e, quando sembra che lo facciano, è comunque necessario fare attenzione all’insieme di regole e ipotesi utilizzate per produrre quei numeri. Ad esempio, al momento di combinare i diversi costi, è necessario assicurarsi che gli elementi siano espressi in modo coerente come cifre pre-imposte o post-imposte e non una combinazione dei due.

In secondo luogo, il vero costo dell’inventario comporta semplicemente molti elementi e va ben oltre il costo delle merci vendute o delle materie prime. Vengono subito in mente le spese di gestione e manutenzione, ma non si ferma qui. Aggiungere a questo assicurazioni, interessi, furti, ecc. L’elenco è effettivamente lungo. In questo articolo ci sforziamo di produrre una chiara tipologia di questi costi per aiutare i manager a capire meglio dove dovrebbero iniziare a cercare quando determinano i loro costi di inventario.

Sebbene possiamo cercare di fornire stime approssimative per alcuni di questi, il lettore deve tenere presente che ciascuno di questi costi è estremamente specifico per l’attività commerciale e dipende dalle politiche e dalle decisioni di gestione (ad esempio, la decisione di utilizzare fornitori di servizi di terze parti o di applicare una politica di ordini per priorità “just-in-time”, ecc.).

Categorizzazione dei costi di inventario

Ancora una volta, sebbene ci siano molti punti in comune nella letteratura, le categorie e le sottocategorie dei costi di inventario fluttuano e si sovrappongono, o sono designate con nomi diversi. Non pretendiamo di esporre di seguito la tipologia “giusta”, ma semplicemente una che speriamo abbia senso (ancora una volta concentrandoci sul commercio) e che possa essere utile ai manager per avere una visione completa dei costi di inventario.

I costi di inventario si suddividono in 3 categorie principali:

• Costi di ordinazione (detti anche costi di configurazione)
• Costi di mantenimento (detti anche costi di conservazione)
• Costi di esaurimento scorte (detti anche costi di mancanza di scorte).

Definiamo brevemente queste nozioni, ma tra queste tre categorie, i costi di mantenimento attirano la maggior parte della nostra attenzione.

Approfondimento: Esistono altre tipologie, alcune delle quali più rilevanti per i produttori. Ad esempio, Mary Lu Harding²adopta una prospettiva diversa, con categorie come costo di mancata consegna, costo di non qualità, costi legati all’uso, ecc., più adatte alle imprese che elaborano materie prime e utili per determinare come selezionare i fornitori di materie prime.

Costi di ordinazione

Il costo di ordinazione (detto anche costo di configurazione, soprattutto quando si tratta di produttori) o costo di rifornimento dell’inventario, copre l’attrito creato dagli stessi ordini, cioè i costi sostenuti ogni volta che si effettua un ordine. Questi costi possono essere suddivisi in due parti:

• Il costo del processo di ordinazione stesso: può essere considerato come un costo fisso, indipendente dal numero di unità ordinate. Tipicamente include commissioni per l’effettuazione dell’ordine e tutti i tipi di costi amministrativi legati all’elaborazione delle fatture, alla contabilità o alla comunicazione. Per le grandi imprese, in particolare per i rivenditori, questo potrebbe ridursi principalmente al costo ammortizzato del sistema di EDI (scambio elettronico di dati), che consente di ridurre significativamente i costi del processo di ordinazione (a volte di diverse ordini di grandezza).
• I costi della logistica in entrata, legati al trasporto e alla ricezione (scarico e ispezione). Questi costi sono variabili. Quindi, il costo di spedizione del fornitore dipende dal volume totale ordinato, producendo a volte forti variazioni sul costo per unità di ordine.

Non è facile produrre anche una stima approssimativa del costo di ordinazione, poiché include elementi molto specifici per l’attività commerciale e persino specifici per l’articolo: i fornitori possono essere locali o all’estero, possono adottare regole per consegnare solo per pallet invece che per unità o solo quando viene ordinato un certo numero di articoli; poi, ovviamente, i fornitori possono offrire sconti sul volume, ecc.

Ci sono modi per cercare di ridurre questi costi, più precisamente per determinare il giusto compromesso tra costi di gestione e sconti sul volume, bilanciando essenzialmente il costo di ordinare troppo e il costo di ordinare troppo poco (in sostanza, un inventario più piccolo porta tipicamente a più ordini, il che significa costi di ordinazione più alti, ma implica anche costi di gestione più bassi). Questo di solito viene raggiunto attraverso il calcolo della Quantità Economica di Ordine (EOQ). Senza entrare nei dettagli qui, aggiungiamo solo il seguente promemoria: anche se un modo classico appare spesso nella letteratura per calcolare l’EOQ con la formula di Wilson, questa particolare formula - risalente al 1913 - è poco adatta per i rivenditori, principalmente perché assume che il costo di ordinazione sia fisso. Tuttavia, è possibile determinare le quantità di ordine ottimali elaborando una funzione di costo che tenga conto degli sconti sul volume, come dettagliato nel nostro articolo.

Costi di gestione

I costi di gestione sono centrali per una visione “statica” dell’inventario, ovvero quando ci si concentra sull’impatto di avere più o meno inventario, indipendentemente dal flusso dell’inventario.

Anche la tipologia varia nella letteratura; la categorizzazione che proponiamo è la seguente:

• Costi di capitale (o spese di finanziamento)
• Costi dello spazio di stoccaggio
• Costi dei servizi di inventario
• Costi del rischio di inventario

Costi di capitale

È la componente più grande tra i costi di gestione dell’inventario. Include tutto ciò che è legato all’investimento, agli interessi sul capitale circolante e al costo opportunità del denaro investito nell’inventario (anziché in titoli di stato, fondi comuni …). Determinare i costi di capitale può essere più o meno complicato a seconda delle attività aziendali. Alcune regole di base possono essere date: è importante capire la parte finanziata esternamente rispetto alla parte finanziata attraverso il flusso di cassa interno, ed è altrettanto importante valutare il rischio dell’inventario nella propria attività.

Un modo classico per determinare i costi di capitale è utilizzare un WACC (costo medio ponderato del capitale), ovvero il tasso che ci si aspetta che un’azienda paghi in media a tutti i suoi detentori di titoli per finanziare il proprio patrimonio. Consulta l’articolo di Wikipedia per la formula. Stephen G. Timme e Christine Williams-Timme³ propongono anche di esprimere il WACC come il costo del capitale proprio e il costo del debito dopo le imposte.

Tipicamente, i costi di capitale tendono ad essere notevolmente sottovalutati. L’errore comune è ridurli ai tassi di prestito a breve termine. Secondo ancora una volta S. G.Timme e C. Williams-Timme, tra gli altri, per la grande maggioranza delle aziende, i costi di capitale raggiungono il 15%, mentre molte aziende tendono semplicemente ad applicare un tasso del 5%.

Ciò che le aziende dimenticano anche di misurare e prendere in considerazione è il rischio associato al loro inventario, che a volte può essere piuttosto elevato (i prodotti freschi possono perdere tutto il loro valore in pochi giorni se non vengono venduti, l’elettronica di consumo ha un alto rischio di obsolescenza, …). Se l’azienda avesse deciso di investire i suoi soldi in un investimento altrettanto rischioso anziché nell’inventario, quale sarebbe stato il rendimento dell’investimento?

Approfondimento: La discussione sull’uso del WACC come modo appropriato per misurare i costi di capitale va ben oltre lo scopo di questo articolo. Per un punto di vista diverso, consulta l’articolo di Christopher S. Jones e Selale Tuzel.⁴Questo articolo include anche un confronto tra i tassi di deprezzamento del capitale fisso e i tassi di deprezzamento degli inventari.

Costi dello spazio di stoccaggio

Essi includono il costo di costruzione e manutenzione delle strutture (illuminazione, aria condizionata, riscaldamento, ecc.), il costo di acquisto, deprezzamento o locazione e le tasse sulla proprietà.

Questi costi dipendono ovviamente dal tipo di stoccaggio scelto, che siano magazzini di proprietà dell’azienda o affittati, ad esempio. Per le piccole imprese, quando lo stesso edificio viene utilizzato per scopi diversi, è necessario determinare la porzione dell’edificio associata alla ricezione e allo stoccaggio dell’inventario.

In questa categoria, dovremmo anche prendere nota di un fenomeno problematico: la saturazione dello spazio di stoccaggio. Può causare un aumento dei costi in modo assolutamente non lineare, creando ogni tipo di costo aggiuntivo. Ad esempio, quando un magazzino raggiunge il punto di saturazione, diventa difficile muoversi all’interno del magazzino; i flussi si fermano, a volte del tutto, ed è molto difficile rimediare rapidamente a questa situazione trovando in modo emergenziale capacità di stoccaggio extra. Per le aziende soggette a questo tipo di problemi, il tempo e il denaro necessari per ripulire il disordine e ripristinare i flussi sono considerevoli. Abbiamo osservato che in alcuni casi, 3 o 4 occorrenze di tali eventi all’anno erano sufficienti a tenere occupate le squadre della supply chain per più della metà del loro tempo durante l’anno.

Costi dei servizi di inventario

Essi includono assicurazione, hardware e applicazioni IT (per alcune aziende, attrezzature RFID e simili), ma anche manipolazione fisica con le relative risorse umane, gestione, ecc. Possiamo anche inserire in questa categoria le spese relative al controllo dell’inventario e al conteggio ciclico. Infine, anche se sono una categoria a sé stante, le tasse possono essere aggiunte qui.

Quando si utilizzano Fornitori di Logistica di Terze Parti (3PL), questi costi potrebbero essere inclusi nel pacchetto dei costi dello spazio di stoccaggio e possono essere piuttosto facili da determinare.

Costi del rischio di inventario

Essi coprono essenzialmente il rischio che gli articoli possano perdere valore nel periodo in cui vengono conservati. Questo è particolarmente rilevante nel settore del commercio al dettaglio e per i prodotti deperibili.

I rischi includono innanzitutto la riduzione, che è essenzialmente la perdita di prodotti tra l’acquisto dai fornitori (cioè inventario registrato) e il punto di vendita (cioè inventario effettivo), causata da errori amministrativi (errori di spedizione, merci smarrite, …), frodi dei fornitori, furti e sottrazioni (compreso il furto da parte dei dipendenti), danni durante il trasporto o durante il periodo di stoccaggio (a causa di un errato stoccaggio, danni causati da acqua o calore, …).

Nel settore del commercio al dettaglio, la riduzione è principalmente causata a livello del punto vendita. Si possono trovare le seguenti stime:

• Negli Stati Uniti, viene condotto annualmente un National Retail Security Survey dall’Università della Florida su 100 rivenditori. Secondo questo studio, negli Stati Uniti nel 2009 la riduzione rappresentava l'1,44% delle vendite al dettaglio - il 43% di essa era dovuto al furto da parte dei dipendenti.
• Secondo lo stesso sondaggio, nel 2011 (sondaggio pubblicato nel 2012), la riduzione rappresentava l'1,41%.
• Un altro studio del Centre for Retail Research, che pubblica il Global Retail Theft Barometer (uno studio su 43 paesi), la colloca all’1,45% delle vendite al dettaglio per il 2011.

I tassi più elevati si riscontrano per i generi alimentari sulla carne fresca e il formaggio, per la salute e la bellezza sui prodotti per la rasatura e i profumi e per le linee di abbigliamento sugli accessori e i capispalla.

I costi di rischio dell’inventario tengono conto anche dell’obsolescenza, cioè dei costi derivanti da articoli che superano la loro data di scadenza o diventano obsoleti (soprattutto per l’elettronica di consumo, ma talvolta anche per articoli che beneficiano di un nuovo imballaggio, …).

Determinare il valore dei costi di rischio dell’inventario non è sempre così semplice come può sembrare. Ad esempio, dobbiamo considerare il valore delle cancellazioni nel corso di un determinato periodo di tempo (diviso per l’inventario medio durante lo stesso periodo). Tuttavia, le cancellazioni non vengono sempre prese in considerazione correttamente, i conteggi ciclici non sono sempre regolari, e così via. In alcune aziende, gli articoli che dovrebbero essere cancellati vengono comunque conservati per anni.

Infine, va notato che ciò che abbiamo scelto di inserire qui sotto le due etichette di costi dello spazio di archiviazione e costi di rischio dell’inventario viene talvolta messo insieme e semplicemente etichettato come costi di mantenimento non capitalizzati, il che sottolinea il fatto che i costi di capitale costituiscono effettivamente la maggior parte dei costi dell’inventario. Mentre i costi di capitale da soli possono essere valutati approssimativamente al 15%, tutti gli altri costi messi insieme raggiungono più o meno la stessa percentuale (10% secondo S.G. Timme e C.Williams-Timme, 19% secondo l’Annual State of Logistics Report di Robert V. Delaney di Cass Information Systems). Il fattore chiave della fluttuazione di questo valore è il rischio di obsolescenza.

Un primo approccio ai costi di mantenimento: stime rapide e formula

Sebbene abbiamo sottolineato la difficoltà di valutare con precisione i costi di mantenimento con tutti i loro molteplici componenti e il fatto che questi costi sono sempre molto specifici per l’attività commerciale, è comunque possibile fornire alcune stime approssimative.

La maggior parte delle aziende tende a sottovalutare i costi totali di mantenimento (o costo totale del possesso dell’inventario). Per la maggior parte delle aziende di vendita al dettaglio e di produzione, le valutazioni degli esperti sul costo del possesso dell’inventario vanno dal 18% all’anno al 75% (o, secondo Helen Richardson⁵, tra il 25% e il 55%). Come già accennato, il fattore principale per determinare questa percentuale sono i costi di capitale (compreso l’investimento nell’inventario) e il tipo di prodotti (intuitivamente, più deperibili sono i prodotti, più alti sono i costi).

La regola generale prevede che i costi di mantenimento siano pari al 25% del valore dell’inventario a disposizione.⁶

Un altro metodo rapido per calcolare il costo del possesso dell’inventario consiste nell’aggiungere il 20% al tasso di interesse primario per il prestito di denaro. Ad esempio, se il tasso di interesse primario è del 10%, i costi di mantenimento sarebbero del 10+20=30%.

Per le ragioni già menzionate, è difficile fornire stime più precise. Diciamo semplicemente che per le categorie sopra menzionate, si possono trovare le seguenti stime nella letteratura:

• Costi di capitale: 15%
• Costi dello spazio di archiviazione: 2%
• Costi del servizio di inventario: 2%
• Costi di rischio dell’inventario: 6%

Un riferimento significativo è lo studio di Helen Richardson⁵ del 1995. Secondo H. Richardson, i costi totali dell’inventario potrebbero essere collocati tra il 25% e il 55% con la seguente distribuzione:

• Costo del denaro 6% - 12%
• Tasse 2% - 6%
• Assicurazione 1% - 3%
• Spese di magazzino 2% - 5%
• Gestione fisica 2% - 5%
• Gestione amministrativa e controllo dell’inventario 3% - 6%
• Obsolescenza 6% - 12% L18 - Deterioramento e furto 3% - 6%

Ciò significa che, in media, durante un anno, nel caso più favorevole (25%), un distributore spende $250 per ogni $1000 di inventario trasportato.

Esempio pratico:

Consideriamo un’azienda con un valore medio dell’inventario di $10M. Per calcolare i costi di trasporto, dobbiamo prima aggiungere tutti i costi non di capitale. Supponiamo che siano i seguenti:

• Costi dello spazio di archiviazione: 200k
• Costi del servizio di inventario: 800k
  • Gestione fisica: 200k
  • Assicurazione: 100k
  • Spese amministrative, attrezzature e spese di controllo: 300k
  • Tasse: 200k
• Costi di rischio dell’inventario: 900k
  • Riduzione (incl. furto, …): 300k
  • Obsolescenza: 600k

Questo rappresenta un totale di 1,9M USD.

Per ottenere una percentuale, dividiamo questo totale per il valore medio dell’inventario: 1,9M USD / 10M USD = 19%.

Infine, aggiungiamo i costi di capitale. Supponiamo che siano al 10% in questo caso, cioè 1M USD.

Nel nostro esempio, i costi totali di trasporto dell’inventario raggiungono 2,9M USD per un valore medio dell’inventario di 10M USD. Il tasso di trasporto dell’inventario è pari al 19% + 10% = 29%.

Costi di esaurimento delle scorte

Infine, per avere una visione completa dei costi dell’inventario, dovremmo anche aggiungere i costi di esaurimento delle scorte (o costi di carenza), cioè i costi sostenuti quando si verificano esaurimenti delle scorte. Per i rivenditori, può includere i costi delle spedizioni di emergenza, il cambio di fornitori con consegne più veloci, la sostituzione con articoli meno redditizi, ecc. Mentre questo tipo di costi può essere determinato abbastanza precisamente, altri non sono così facili da individuare, come il costo in termini di perdita di fedeltà del cliente o la reputazione generale dell’azienda.

Modellare il costo degli esaurimenti delle scorte è di per sé un argomento vasto che va oltre lo scopo di questo articolo. Diciamo semplicemente che fondamentalmente il costo dell’inventario è bilanciato dal costo opportunità degli esaurimenti delle scorte. Bilanciare il costo dell’inventario con il costo degli esaurimenti delle scorte è tipicamente ottenuto attraverso il tuning dei livelli di servizio.

Benefici diretti della riduzione dell’inventario

Come evidenziato in precedenza, i costi legati all’inventario sono significativi. Pertanto, le iniziative volte a ridurre l’inventario sono molto preziose: non solo hanno un impatto immediatamente misurabile sull’inventario stesso, ma riducono anche i costi di capitale, i costi di trasporto, i rischi, ecc.

Un errore comune che le aziende commettono, secondo S. G. Timme e C. Williams-Timme³, quando valutano i benefici delle iniziative della supply chain è proprio sottovalutare il loro impatto sui costi dell’inventario:

“Nell’valutare le iniziative della supply chain, le aziende spesso scontano o addirittura omettono i benefici della riduzione dei costi non di capitale dell’inventario perché non possiedono stime credibili di questi costi. La maggior parte concorda sul fatto che i benefici esistano. Ma senza stime credibili, i benefici vengono solitamente esclusi dall’analisi. Questa pratica è comprensibile. Tuttavia, se l’impatto su questi costi non può essere ragionevolmente misurato, il vero valore di molte iniziative della supply chain sarà sottostimato”.

Detto ciò, si può argomentare che non tutte le spese sono così facilmente riducibili. Ma sebbene sia vero che alcune spese (riguardanti ad esempio la gestione dei magazzini o l’attrezzatura) non possono essere facilmente ridotte senza significativi cambiamenti nell’organizzazione, la maggior parte di esse è direttamente correlata al valore dell’inventario e può essere facilmente quantificata come percentuale del valore medio dell’inventario (tasse o assicurazioni, o obsolescenza). Pertanto, qualsiasi riduzione del valore dell’inventario comporta effettivamente grandi benefici.

Andare oltre

Sottolineiamo ancora una volta che misurare correttamente i costi sopra menzionati per ottenere una visione completa dei costi dell’inventario non è un compito facile, anche se potenzialmente molto gratificante in termini di impatto finanziario e decisionale sull’azienda.

Tuttavia, è possibile andare oltre, in particolare concentrandosi sui costi di trasporto. Ad esempio, gli articoli nel tuo inventario probabilmente non avranno gli stessi costi di trasporto (anche all’interno dello stesso magazzino o della stessa categoria). Le differenze si manifestano a causa dei volumi di vendita, delle rotazioni, della variabilità degli articoli, ecc. Determinare in modo più preciso i costi di trasporto degli articoli all’interno del tuo inventario può aiutarti a concentrarti su quelli più rilevanti, scartare quelli che generano meno profitto, ecc. Affrontiamo qui l’argomento della categorizzazione dell’inventario e metodi come l’analisi ABC. Per ulteriori dettagli, vedi il nostro articolo.

Note