Controllo dell'Inventario

Tutti i processi che supportano l’approvvigionamento, la conservazione e l’accessibilità degli articoli al fine di garantire la disponibilità di tali articoli riducendo al minimo i costi di inventario. In pratica, il controllo dell’inventario copre diversi aspetti, tra cui la gestione dell’inventario, la registrazione delle quantità e delle posizioni degli articoli, ma anche l’ottimizzazione dell’approvvigionamento.

Gestione vs Ottimizzazione

Il controllo dell’inventario è un campo molto ampio che può essere suddiviso in due aree principali:

• La gestione dell’inventario, che è quasi impossibile dissociare dal software di gestione dell’inventario nella maggior parte delle configurazioni basate su computer. Quando si gestisce l’inventario, l’obiettivo è sostenere un’alta produttività per tutte le operazioni di inventario.
• L’ottimizzazione dell’inventario, in cui i costi, come i costi di mantenimento e i costi di stock-out, devono essere ridotti al minimo di fronte a una domanda futura incerta. Quando si ottimizza l’inventario, l’obiettivo è massimizzare l’output finanziario dell’inventario per l’azienda.

Sebbene fisicamente esista solo “un” inventario, queste due aree riflettono problemi radicalmente diversi, che è meglio affrontare separatamente.

Gestione dell’inventario

Nella sua forma moderna, la gestione dell’inventario è quasi indistinguibile dal software di gestione dell’inventario che la supporta. Infatti, il software si occupa di conservare una rappresentazione elettronica dell’inventario che viene costantemente utilizzata per rispondere istantaneamente a domande di routine che altrimenti richiederebbero un’ispezione fisica molto lunga dell’inventario stesso. Esempio: quante unità ci sono rimaste per il prodotto X?

Per mantenere registri elettronici accurati dell’inventario, tutte le operazioni di inventario devono essere registrate nel software. In pratica, le registrazioni dei dati sono notevolmente accelerate dall’uso di codici a barre o RFID (identificazione a radiofrequenza). Nei contesti più moderni¹, le operazioni fisiche eseguite sull’inventario stesso sono robotizzate, in tal caso l’inventario è gestito digitalmente in modo completo da end-to-end.

A differenza del sistema contabile che si concentra nel fornire una riflessione finanziaria accurata degli asset gestiti dall’azienda, il sistema di gestione dell’inventario è orientato all’azione per supportare l’azienda nell’operare il proprio inventario. Il primo obiettivo del sistema è la produttività, ovvero eseguire tutte le operazioni di inventario con il minor tempo o sforzo possibile. Il secondo obiettivo del sistema è fornire una precisione sostenibile della rappresentazione elettronica dell’inventario fisico.

Ottimizzazione dell’inventario

L’inventario rappresenta un’anticipazione della domanda futura e un trade-off finanziario tra costi contrastanti. Troppo inventario e i costi di mantenimento schizzano alle stelle; troppo poco inventario e non c’è più nulla da servire, il che comporta costi di stock-out.

A differenza della gestione dell’inventario, l’ottimizzazione dell’inventario si concentra nel prendere le migliori decisioni che governano l’inventario, come ad esempio:

• Decidere quando e quanto riordinare (vedi anche punto di riordino)
• Decidere dove conservare un articolo nella struttura
• Decidere quali articoli devono essere conteggiati e quando (vedi anche inventario fantasma)
• …

Una volta presa la decisione, viene attuata attraverso il sistema di gestione dell’inventario; tuttavia, il sistema di gestione non è necessariamente responsabile di prendere tali decisioni o anche di produrre suggerimenti da convalidare manualmente da un operatore.

La sfida principale del problema di ottimizzazione dell’inventario è l’incertezza associata alla domanda futura. Infatti, poiché la domanda futura è sconosciuta, la maggior parte delle tecniche di ottimizzazione dell’inventario si basa sulle statistiche per prevedere la domanda. Le decisioni ottimizzate vengono calcolate come quelle che minimizzano i costi futuri previsti.

A volte, i problemi combinatori complicano ulteriormente l’ottimizzazione. Ad esempio, un rivenditore potrebbe desiderare di effettuare ordini di riapprovvigionamento che sfruttino tutto il peso e lo spazio disponibile nel camion che effettua la consegna al fine di ridurre al minimo i costi di spedizione. In pratica, ciò significa scegliere la giusta combinazione di articoli pesanti e articoli ingombranti.

Confronto delle due visioni

Come indicato sopra, la gestione o l’ottimizzazione dell’inventario sono problemi distinti. La tabella di seguito illustra la principale divergenza tra i due punti di vista.

Lokad gotcha

Storicamente, gli ERP sono emersi come soluzioni monolitiche per affrontare sia la gestione dell’inventario che i problemi di ottimizzazione dell’inventario. Tuttavia, come dettagliato nella sezione precedente, gli “ingredienti” per creare un buon software di gestione dell’inventario sono molto diversi da quelli richiesti per creare un buon software di ottimizzazione dell’inventario. Di conseguenza, osserviamo che le aziende che adottano un design monolitico soffrono quasi tutte di una cattiva gestione o di una cattiva ottimizzazione - quest’ultima essendo il caso più frequente.

Il problema è ulteriormente accentuato dal ritmo dei cambiamenti nell’industria del software. Infatti, i software di gestione dell’inventario sono, per loro natura, software molto “sticky”: una volta adottati, il costo del cambiamento è così elevato che osserviamo regolarmente che possono volerci fino a dieci anni per passare completamente a una soluzione alternativa per le grandi aziende. Sebbene il ritardo sia più breve per le aziende più piccole, le transizioni pluriennali sono frequenti. Ciò significa che molte aziende utilizzano software di gestione obsoleti di uno o due decenni fa, perdendo i vantaggi che sarebbero stati apportati dalle soluzioni migliori attualmente disponibili sul mercato. Tuttavia, poiché il costo del cambiamento è elevato, c’è poco da fare in questo caso.

Al contrario, la parte di ottimizzazione comporta un attrito molto inferiore per quanto riguarda il costo del cambiamento. Infatti, di solito è possibile avere più sistemi, ognuno dei quali genera il proprio insieme di “proposte” (ad esempio, l’elenco degli articoli da riordinare); e quindi definire un processo per stabilire quale ambito di autorità dovrebbe essere dato a ciascun sistema.

Note