Offre d'emploi Assistant de Direction chez Lokad

Nous recherchons un Assistant de Direction capable d’améliorer l’efficacité de l’équipe en aidant nos membres à gérer leur emploi du temps de manière fluide, en fournissant un soutien, des informations, un soutien administratif et opérationnel, et en étant généralement une aide précieuse pour toute l’équipe en aidant à “gérer la maison”.

Nous commençons à créer un petit département avec des assistants hautement qualifiés qui ne se limitent pas à une seule tâche et sont prêts à aider dans tout ce qu’ils peuvent faire. Nous recherchons également des personnes qui n’ont pas peur d’essayer de nouveaux outils technologiques et d’accomplir des tâches qu’elles n’ont jamais faites auparavant. Si vous pensez que vous êtes capable de gérer plusieurs tâches, de les hiérarchiser, tout en étant serviable, aimable et motivé, alors continuez à lire !

Lokad est une entreprise créée en 2008 et spécialisée dans l’optimisation de la supply chain. Nous aidons des entreprises de différents secteurs (aéronautique, mode, automobile, e-commerce…) à prévoir et à prendre des décisions concernant leurs stocks. La majorité de nos clients sont basés en dehors de la France, principalement en Amérique du Nord et en Europe. Notre équipe d’environ 50 personnes est entièrement basée à Paris, mais est composée de profils internationaux, principalement des ingénieurs. Lokad connaît une croissance rapide et est toujours à la recherche de personnes qui peuvent grandir avec l’entreprise.

Responsabilités principales

• Tenir à jour les calendriers des rendez-vous ; organiser toutes les réunions, téléconférences et voyages.
• Gérer et filtrer les appels téléphoniques, les courriers et les e-mails.
• Fournir un soutien administratif et opérationnel, collaborer avec le comptable et tenir des archives impeccables.
• Agir en tant que coordinateur de l’information et de la communication, et être un point de contact central pour tous les besoins administratifs.
• Aider à l’organisation d’événements et de rassemblements sociaux.
• Hiérarchiser et coordonner plusieurs activités professionnelles avec la capacité de respecter les délais.

Autres domaines d’activité

• Aider le département des ventes et du marketing dans l’organisation des travailleurs indépendants et éventuellement dans la qualification des prospects ou les campagnes de mailing.
• Aider à l’intégration ou au départ des employés.
• Aider à la facturation et à la gestion des contrats et des documents juridiques.

Compétences requises

• Dynamique et très énergique, avec une passion pour l’organisation et l’optimisation de l’environnement de travail d’une équipe.
• Capacité à prendre des initiatives, à exercer son jugement et à proposer des suggestions et des améliorations aux processus.
• Solides compétences en gestion des relations, au sein de l’équipe ou avec les clients.
• Très soucieux du détail, capable d’exécuter parfaitement les activités administratives.
• Capacité à hiérarchiser et à être flexible face aux changements de priorités.
• Connaissance avancée de la suite Microsoft Office. Bonnes compétences en informatique (wikis, CRM, outils de gestion des tâches…).
• Solides compétences en communication. Maîtrise impeccable de l’anglais et du français, à l’oral et à l’écrit.
• Très fiable et professionnel. Capacité à maintenir la confidentialité des informations sans faille.
• Diplômé d’un collège ou d’une université, ou avec une bonne formation administrative.
• Idéalement, plus de 3 ans d’expérience administrative pertinente.