La Prueba del Rendimiento de la Cadena de Suministro

El ROI de una iniciativa de cadena de suministro depende del rendimiento de la tecnología de software y de las habilidades de las personas que ejecutan la iniciativa en sí. Sin embargo, el ROI también depende en gran medida del rendimiento actual de la cadena de suministro, siendo un rendimiento más bajo el que ofrece más margen de mejora. A continuación, proporcionamos una prueba simple que se puede realizar en minutos para evaluar el rendimiento actual de la cadena de suministro de tu empresa. A pesar de la simplicidad de esta prueba, creemos que proporciona una perspectiva más precisa que la mayoría de los benchmarks y auditorías de cadena de suministro en profundidad que ofrece el mercado. Debería tomar aproximadamente 5 minutos de tu tiempo.

Tu rendimiento de cadena de suministro en 12 preguntas

1. ¿Puede tu cadena de suministro funcionar sin Excel?
2. ¿Consideras que el análisis ABC está obsoleto?
3. ¿Están todos los datos relevantes documentados por los equipos de cadena de suministro?
4. ¿Registras los niveles de stock históricos?
5. ¿Monitorean los equipos de cadena de suministro la calidad de sus datos?
6. ¿Realizas pronósticos de los tiempos de entrega?
7. ¿Evitas cualquier intervención manual en los pronósticos?
8. ¿Gestionas las restricciones operativas, como los MOQs, como datos?
9. ¿Cuantificas el costo de las fallas en la cadena de suministro?
10. ¿Pueden dejarse sin supervisión tus sistemas de toma de decisiones durante una semana?
11. ¿Puedes recalcular todas las decisiones en una hora?
12. ¿Se priorizan todas las decisiones entre sí?

1. ¿Puede tu cadena de suministro funcionar sin Excel?

Si los equipos de la cadena de suministro utilizan hojas de cálculo de Excel para generar sus decisiones de rutina, como decidir las cantidades a comprar, entonces las operaciones pueden considerarse como si se ejecutaran a través de Excel. Si bien es perfectamente razonable usar Excel de vez en cuando para explorar datos o investigar un problema de la cadena de suministro que ha recibido poca atención en el pasado, no es adecuado mantener Excel en el proceso de toma de decisiones diarias. Excel no es la herramienta adecuada para generar miles o incluso millones de decisiones por día cuando una empresa quiere ofrecer un proceso de cadena de suministro confiable. Si las decisiones de la cadena de suministro dependen de Excel, esto implica en la práctica que esas decisiones no están optimizadas tanto como podrían estarlo.

2. ¿Consideras que el análisis ABC está obsoleto?

El análisis ABC se reduce a clasificar los miles de productos que tu empresa vende en 3 a 5 clases definidas en función de su volumen de ventas reciente. Sin embargo, estas clases ABC no agregan ninguna información. En cambio, simplemente reflejan la demanda histórica, aunque de manera rudimentaria, ya que se pierde la mayor parte de la información original. El análisis ABC y todas sus variantes representan un método de análisis débil que intenta mitigar la complejidad de tu cadena de suministro a través de aproximaciones muy aproximadas. Si las decisiones de la cadena de suministro se basan en reglas que involucran clases ABC, entonces esas decisiones se pueden mejorar simplemente eliminando las clases ABC e introduciendo respuestas más detalladas a la demanda futura.

3. ¿Todo el equipo de la cadena de suministro documenta los datos relevantes?

La parte importante de esta pregunta es quién escribe la documentación. Con frecuencia, hay poca o ninguna documentación disponible para los datos de la cadena de suministro, que incluyen, entre otras cosas, el historial de ventas, el historial de compras, los niveles de stock y el catálogo de productos. Sin embargo, incluso cuando existe dicha documentación, es posible que no haya sido escrita por los equipos de la cadena de suministro, sino por los equipos de TI. La documentación de los datos debe escribirse desde una perspectiva de cadena de suministro, de lo contrario, es seguro que se perderá muchas sutilezas asociadas con los procesos de cadena de suministro de la empresa. La falta de documentación de datos dificulta muchos, si no la mayoría, de los intentos de solucionar problemas de la cadena de suministro que duran mucho tiempo y son continuos. En realidad, esos problemas suelen estar asociados con los casos límite, que podrían haberse manejado correctamente mediante la implementación de reglas precisas dedicadas a tratar esos casos específicos. Sin embargo, debido a la falta de documentación precisa impulsada por la cadena de suministro, la empresa rutinariamente falla en implementar esas soluciones.

4. ¿Registras los niveles de stock históricos?

No puedes optimizar lo que no mides; y cuanto mejor sea la medición, más fácil será la optimización. La cadena de suministro requiere mantener muchos conjuntos de datos históricos: historial de ventas, historial de compras, historial de movimientos de stock, etc. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los niveles de stock históricos no se registran correctamente. Si bien los proveedores de ERP / MRP / WMS pueden argumentar que estos datos sobrecargarían sus sistemas, registrar dichos datos ya no es un desafío gracias a las capacidades de almacenamiento de datos disponibles en la actualidad. Por lo tanto, si tus sistemas de cadena de suministro no registran tus niveles de stock históricos, es muy probable que haya muy poco en marcha para hacer frente a los sesgos introducidos por los propios niveles de stock.

5. ¿Los equipos de tu cadena de suministro supervisan la calidad de sus datos?

Nuevamente, la parte importante de esta pregunta es quién realiza el monitoreo. La calidad de los datos de la cadena de suministro es un ingrediente crítico para mantener el funcionamiento fluido de las operaciones de la cadena de suministro. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los equipos de la cadena de suministro tienen poco o ningún medio para monitorear la calidad de sus propios datos y actuar en consecuencia cuando los KPI comienzan a desviarse de su curso inicial. El valor está en los ojos de quien lo ve. La tarea de monitorear la calidad de los datos de la cadena de suministro y solucionar proactivamente los problemas que surgen con el tiempo no puede ser delegada a los equipos de TI. En cambio, esto debería ser una de las responsabilidades principales de la cadena de suministro. Cuando la cadena de suministro no asume esta responsabilidad, muchas fallas tienden a pasar desapercibidas y, inevitablemente, se convierten en errores costosos, aunque generalmente dispersos, para la empresa.

6. ¿Realizas pronósticos de los tiempos de entrega?

Un buen pronóstico de la demanda no es nada sin un buen pronóstico del tiempo de entrega. De hecho, para comprar o producir las cantidades adecuadas en el momento adecuado, la empresa necesita no solo anticipar correctamente la demanda futura, sino también anticipar correctamente el período de tiempo que se debe cubrir. Los tiempos de entrega varían y, al igual que la demanda, exhiben muchos patrones estadísticos como estacionalidad e incertidumbre. Por ejemplo, el Año Nuevo chino aumenta los tiempos de entrega cuando la fabricación se lleva a cabo en China. Cuando los tiempos de entrega no se pronostican, la cadena de suministro tiende a reaccionar de manera deficiente a los tiempos de entrega variables, ya que esas variaciones no se planifican. El pronóstico estadístico de los tiempos de entrega aborda este desafío de frente, para aprovechar al máximo los pronósticos de demanda, que deben generarse “sobre la base” de los pronósticos de los tiempos de entrega.

7. ¿Evitas cualquier intervención manual en los pronósticos?

Si un pronóstico estadístico es incorrecto, entonces el modelo estadístico subyacente debe corregirse. Si un modelo estadístico carece de datos críticos que están disponibles para el profesional de la cadena de suministro, entonces estos datos deben ingresarse y ponerse a disposición del sistema. Si el modelo estadístico no puede aprovechar esta información adicional, entonces este modelo debe cambiarse por uno mejor que pueda tener en cuenta esta información adicional. No hay una buena razón para tolerar intervenciones manuales en los pronósticos, ni siquiera en los modelos de pronóstico: no solo son una gran pérdida de tiempo, sino que también distraen a los profesionales de la cadena de suministro de la resolución de los problemas subyacentes que generan la necesidad de intervenciones manuales en primer lugar.

8. ¿Gestionas las restricciones operativas, como los MOQ, como datos?

Además de los datos transaccionales, como el historial de ventas, muchos otros conjuntos de datos son importantes para tomar decisiones en la cadena de suministro: MOQ (cantidades mínimas de pedido), costos de transporte, volúmenes máximos de contenedores, descuentos de precios de proveedores, cuotas comerciales, penalizaciones contractuales, etc. Dado que las operaciones rutinarias de la cadena de suministro dependen de estos datos, deben tratarse como datos de producción. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la mayoría de los datos mencionados anteriormente ni siquiera se rastrean correctamente dentro de los sistemas de TI de producción. En su lugar, estos datos suelen mantenerse en hojas de cálculo de Excel o bases de datos de Access que en su mayoría son desconocidas para el departamento de TI. No tener todos estos datos como parte de los sistemas de TI centrales indica típicamente que la producción se basa en fuentes de datos poco confiables, como las mismas hojas de cálculo de Excel o bases de datos de Access. En consecuencia, la cadena de suministro no está completamente optimizada para poder hacer frente a los tipos de restricciones mencionadas anteriormente de la manera más eficiente.

9. ¿Cuánto cuesta el fracaso de la cadena de suministro?

Las cadenas de suministro rutinariamente no cumplen: los faltantes de stock ocurren todo el tiempo, al igual que el inventario muerto. Si bien no hay duda de que reducir la frecuencia y la magnitud de tales fracasos no solo es deseable sino casi siempre posible, la perfección no es un objetivo razonable. Siempre habrá un cierto grado de fracasos en la cadena de suministro porque buscar la perfección, es decir, cero fallas, sería tremendamente más costoso que las propias fallas. Existe un equilibrio entre el costo del stock y el costo del faltante de stock. Si los costos económicos asociados con los fracasos de la cadena de suministro no se cuantifican, no hay forma de saber si la empresa está asumiendo demasiado o muy poco riesgo. En la práctica, esto implica que la empresa no está optimizando adecuadamente los riesgos relacionados con su cadena de suministro.

10. ¿Puedes dejar tus sistemas de toma de decisiones sin supervisión durante una semana?

Se deben tomar millones de decisiones cada semana cuando se trata de una cadena de suministro de cualquier tamaño. Si bien los sistemas de TI pueden ser respaldados por los equipos de la cadena de suministro, estos últimos no pueden gestionar cada decisión individual de manera razonable, simplemente porque hay demasiadas. Como resultado, todas las cadenas de suministro modernas operan utilizando al menos algún grado de automatización, posiblemente a través de conceptos tan rudimentarios como el inventario Min/Max. Si los sistemas de toma de decisiones de la cadena de suministro no pueden dejarse sin supervisión durante una semana, significa que sin duda estos sistemas producirán decisiones desaconsejables que perjudicarán a su empresa. En la práctica, esto también implica que estas decisiones “desaconsejables” se toman constantemente, simplemente porque a menudo no hay nadie disponible para anular manualmente tales decisiones. Por lo tanto, si su empresa no confía en su propia automatización para mantener las cosas funcionando sin problemas durante una semana, hay mucho que ganar al corregir las partes “desaconsejables” de la automatización de la cadena de suministro.

11. ¿Puedes recalcular todas las decisiones en una hora?

La agilidad es esencial en cualquier cadena de suministro. Los contextos empresariales cambian y los escenarios hipotéticos deben investigarse constantemente. A menudo no tiene sentido obtener una respuesta en tiempo real de los sistemas cuando se trata de cambiar una hipótesis fundamental, como transportar mercancías por aire o por mar. Sin embargo, cuando se trata de los modelos de la cadena de suministro, es fundamental poder obtener una respuesta en aproximadamente una hora. La gestión de la cadena de suministro debería poder obtener comentarios en el mismo día sobre un enfoque que les gustaría probar, al menos desde una perspectiva de simulación. Dado que las simulaciones suelen requerir un par de intentos para “hacerlo bien” con la configuración adecuada, a menos que todos los modelos se puedan volver a ejecutar en una hora, no hay posibilidad de obtener comentarios en el mismo día. Las empresas que no tienen la capacidad de regenerar todas las decisiones de la cadena de suministro con diferentes hipótesis son empresas que tampoco pueden explorar las opciones de la cadena de suministro que tienen disponibles. Por lo tanto, se deja sin aprovechar mucho potencial.

12. ¿Se priorizan todas las decisiones entre sí?

Muchos sistemas tradicionales de cadena de suministro ponen un fuerte énfasis en los silos: las decisiones se toman localmente sin tener en cuenta el panorama general. Por ejemplo, si un almacén tiene poco stock de un producto específico, es mejor asegurarse de que las pocas unidades de stock que quedan se distribuyan a las tiendas que más las necesitan. Cuando las decisiones se toman de forma aislada, una sola tienda puede hacer un gran reabastecimiento del producto y generar una falta de stock en el almacén, aunque la tienda realmente no necesitaba reabastecer tanto en ese momento específico. Las empresas que toman sus decisiones de cadena de suministro de forma aislada están sistemáticamente pasando por alto el panorama general al olvidar que la mayoría de las decisiones de la cadena de suministro tienden a tener consecuencias no locales. Por lo tanto, a menos que sus decisiones de cadena de suministro ya estén sistemáticamente priorizadas entre sí, existen ganancias de rendimiento al establecer dicha priorización.