Costos de inventario

Dicho esto, no es fácil establecer una definición clara. Costo de inventario, costo total de inventario (CTI), costo total de propiedad del inventario, …: la nomenclatura que rodea los términos “costos de inventario” puede ser en sí misma algo complicada, y lo que cubre tiende a variar ligeramente según las fuentes y los campos empresariales en cuestión. En este artículo, nos centramos en la visión de los costos de un inventario “estático”, en lugar de los costos causados por los movimientos de inventario. Para ser más precisos, dejamos de lado los aspectos relacionados con el flujo de mercancías para centrarnos únicamente en los costos de poseer realmente una cierta cantidad de inventario. También adoptamos una perspectiva sobre el tema más adecuada para el comercio.

Para minoristas o mayoristas, así como para la mayoría de los comercios electrónicos, el inventario suele ser el activo más grande, así como el elemento de gasto más grande. Evaluar los costos de inventario es, por lo tanto, esencial y tiene repercusiones en las finanzas de la empresa, así como en su gestión. Ayuda a las empresas a determinar cuánta ganancia se puede obtener con el inventario, cómo se pueden reducir los costos, dónde se pueden hacer cambios, qué proveedores o artículos se deben elegir, cómo se debe asignar el capital, etc.

Dificultades para evaluar correctamente los costos de inventario

Observamos rutinariamente que muchas empresas no conocen exactamente los costos totales relacionados con su inventario. Peor aún, muchas empresas se basan en la falsa premisa de que la contabilidad regular proporciona una estimación razonable de los costos de su inventario.

En primer lugar, la medición del costo del inventario, en sí misma, es un problema difícil. Existen varios sistemas alternativos de contabilidad de costos que pueden ser relevantes para algunos propósitos, pero inadecuados o peligrosos para otros.¹ Además, no siempre es posible ni económico hacer un seguimiento de todos los costos, ni dividirlos y asignarlos correctamente. Para comenzar a evaluar los costos de inventario, es necesario comprender que los números relevantes no siempre aparecerán en los registros contables convencionales, y cuando parece que sí lo hacen, aún es necesario tener cuidado con el conjunto de reglas y suposiciones utilizadas para producir esos números. Por ejemplo, al combinar los diferentes costos, es necesario asegurarse de que los elementos se expresen de manera coherente ya sea como cifras antes de impuestos o después de impuestos, y no una mezcla de ambos.

En segundo lugar, el verdadero costo del inventario simplemente implica muchos elementos y va mucho más allá del costo de los bienes vendidos o las materias primas. Los gastos de gestión y mantenimiento vienen a la mente de inmediato, pero no se detienen ahí. A esto se suman los seguros, los intereses, la merma, etc. La lista es realmente larga. En este artículo nos esforzamos por producir una tipología clara de estos costos para ayudar a los gerentes a comprender mejor dónde deben comenzar a buscar al determinar sus costos de inventario.

Si bien podríamos intentar dar estimaciones generales para algunos de estos, el lector debe tener en cuenta que cada uno de estos costos es extremadamente específico del negocio y depende de las políticas y decisiones de gestión (por ejemplo, la decisión de utilizar proveedores de servicios de terceros o aplicar una política de inventario justo a tiempo, etc.).

Categorizando los costos de inventario

Nuevamente, si bien hay muchos puntos en común en la literatura, las categorías y subcategorías de los costos de inventario fluctúan y se superponen, o se designan con diferentes nombres. No pretendemos exponer a continuación la tipología “correcta”, sino simplemente una que esperamos tenga sentido (centrándonos nuevamente en el comercio) y sea útil para que los gerentes tengan una imagen completa de los costos de inventario.

Los costos de inventario se dividen en 3 categorías principales:

• Costos de pedido (también llamados costos de configuración)
• Costos de mantenimiento (también llamados costos de retención)
• Costos de faltante de stock (también llamados costos de escasez).

Definimos brevemente estas nociones, pero entre esas tres categorías, los costos de mantenimiento retienen la mayor parte de nuestra atención.

Yendo más allá: Existen otras tipologías, algunas de ellas más relevantes para los productores. Por ejemplo, Mary Lu Harding²adopta una perspectiva diferente, con categorías como costo de no entrega, costo de no calidad, costos relacionados con el uso, etc., más adecuadas para empresas que procesan materias primas y útiles para determinar cómo seleccionar proveedores de materias primas.

Costos de pedido

El costo de pedido (también llamado costos de configuración, especialmente cuando se trata de productores) o costo de reabastecimiento de inventario, cubre la fricción creada por los propios pedidos, es decir, los costos incurridos cada vez que se realiza un pedido. Estos costos se pueden dividir en dos partes:

• El costo del proceso de pedido en sí: se puede considerar como un costo fijo, independiente del número de unidades pedidas. Por lo general, incluye tarifas por realizar el pedido y todo tipo de costos administrativos relacionados con el procesamiento de facturas, contabilidad o comunicación. Para grandes empresas, especialmente minoristas, esto puede reducirse principalmente al costo amortizado del sistema de intercambio electrónico de datos (EDI), que permite reducir significativamente los costos del proceso de pedido (a veces en varias órdenes de magnitud).
• Los costos de logística de entrada, relacionados con el transporte y la recepción (descarga e inspección). Esos costos son variables. Luego, el costo de envío del proveedor depende del volumen total pedido, lo que produce a veces fuertes variaciones en el costo por unidad de pedido.

No es fácil producir siquiera una estimación aproximada del costo de pedido, ya que incluye elementos muy específicos del negocio e incluso del artículo: los proveedores pueden ser locales o extranjeros, pueden adoptar reglas para entregar solo por paleta en lugar de por unidad, o solo cuando se pide un cierto número de artículos; luego, por supuesto, los proveedores pueden ofrecer descuentos por volumen, etc.

Existen formas de tratar de minimizar esos costos, más precisamente determinando el equilibrio adecuado entre los costos de mantenimiento y los descuentos por volumen, equilibrando así el costo de pedir demasiado y el costo de pedir demasiado poco (básicamente, un inventario más pequeño generalmente conduce a más pedidos, lo que significa costos de pedido más altos, pero también implica costos de mantenimiento más bajos). Esto se logra generalmente mediante el cálculo de la Cantidad Económica de Pedido (EOQ, por sus siglas en inglés). Sin entrar en detalles aquí, solo recordemos lo siguiente: aunque a menudo aparece una forma clásica en la literatura para calcular la EOQ con la fórmula de Wilson, esta fórmula en particular, que se remonta a 1913, no es adecuada para los minoristas, principalmente porque asume que el costo de pedido es fijo. Sin embargo, es posible determinar las cantidades óptimas de pedido mediante la creación de una función de costo que tenga en cuenta los descuentos por volumen, como se detalla en nuestro artículo.

Costos de mantenimiento

Los costos de mantenimiento son centrales para una perspectiva “estática” sobre el inventario, es decir, cuando se centra en el impacto de tener más o menos inventario, independientemente del flujo de inventario.

Nuevamente, la tipología varía en la literatura; la categorización que proponemos es la siguiente:

• Costos de capital (o cargos financieros)
• Costos de espacio de almacenamiento
• Costos de servicios de inventario
• Costos de riesgo de inventario

Costos de capital

Es el componente más grande entre los costos de mantenimiento de inventario. Incluye todo lo relacionado con la inversión, los intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario (en lugar de en tesoros, fondos mutuos, etc.). Determinar los costos de capital puede ser más o menos complicado dependiendo de los negocios. Algunas reglas básicas se pueden dar: es importante entender la parte financiada externamente versus la parte financiada a través del flujo de efectivo interno, y también es importante evaluar el riesgo del inventario en el negocio.

Una forma clásica de determinar los costos de capital es utilizar un WACC (costo promedio ponderado de capital), es decir, la tasa que se espera que una empresa pague en promedio a todos sus titulares de valores para financiar sus activos. Consulte el artículo de Wikipedia para obtener la fórmula. Stephen G. Timme y Christine Williams-Timme³ también proponen expresar el WACC como el costo del capital propio y el costo después de impuestos de la deuda.

Típicamente, los costos de capital tienden a ser ampliamente subestimados. El error común es reducirlos a tasas de préstamos a corto plazo. Según S. G. Timme y C. Williams-Timme, entre otros, para la gran mayoría de las empresas, los costos de capital alcanzan el 15%, mientras que muchas empresas tienden a aplicar simplemente una tasa del 5%.

Lo que las empresas también olvidan medir y tener en cuenta es el riesgo asociado a su inventario, que a veces puede ser bastante alto (los productos frescos pueden perder todo su valor en cuestión de días si no se venden, la electrónica de consumo tiene un alto riesgo de obsolescencia, …). Si la empresa hubiera decidido invertir su dinero en una inversión igualmente arriesgada en lugar de en el inventario, ¿cuál habría sido el rendimiento de la inversión?

Yendo más allá: La discusión sobre el uso del WACC como una forma adecuada de medir los costos de capital va mucho más allá del alcance de este artículo. Para un punto de vista diferente, consulte el artículo de Christopher S. Jones y Selale Tuzel.⁴Este artículo también incluye una comparación entre las tasas de depreciación de capital fijo y las tasas de depreciación de inventarios.

Costos de espacio de almacenamiento

Incluyen el costo de construcción y mantenimiento de instalaciones (iluminación, aire acondicionado, calefacción, etc.), el costo de compra, depreciación o arrendamiento, y los impuestos a la propiedad.

Estos costos dependen en gran medida del tipo de almacenamiento elegido, ya sea que los almacenes sean propiedad de la empresa o alquilados, por ejemplo. Para las pequeñas empresas, cuando el mismo edificio se utiliza para diferentes propósitos, se debe determinar la parte del edificio asociada con la recepción y el almacenamiento de inventario.

En esta categoría, también debemos tener en cuenta un fenómeno problemático: la saturación del espacio de almacenamiento. Puede hacer que los costos aumenten de manera absolutamente no lineal al crear todo tipo de costos adicionales. Por ejemplo, cuando un almacén alcanza el punto de saturación, se vuelve casi imposible moverse dentro del almacén; los flujos se detienen, a veces por completo, y es muy difícil remediar rápidamente esta situación encontrando capacidad de almacenamiento adicional de emergencia. Para las empresas que enfrentan este tipo de problemas, el tiempo y el dinero necesarios para limpiar el desorden y reiniciar los flujos son considerablemente altos. Observamos que en algunos casos, 3 o 4 eventos de este tipo al año fueron suficientes para mantener ocupados a los equipos de la cadena de suministro durante más de la mitad de su tiempo durante el año.

Costos de servicios de inventario

Incluyen seguros, hardware y aplicaciones informáticas (para algunas empresas, equipos de RFID, etc.), pero también manipulación física con los correspondientes recursos humanos, gestión, etc. También podemos incluir en esta categoría los gastos relacionados con el control de inventario y el conteo cíclico. Finalmente, aunque son una categoría aparte, los impuestos también se pueden agregar aquí.

Cuando se utilizan proveedores de logística de terceros (3PL), esos costos pueden venir como un paquete con los costos de espacio de almacenamiento y pueden ser bastante fáciles de determinar.

Costos de riesgo de inventario

Cubren esencialmente el riesgo de que los artículos puedan perder valor durante el período en que se almacenan. Esto es especialmente relevante en la industria minorista y con productos perecederos.

Los riesgos incluyen principalmente la merma, que básicamente es la pérdida de productos entre la compra a los proveedores (es decir, inventario registrado) y el punto de venta (es decir, inventario real), causada por errores administrativos (errores de envío, productos extraviados, …), fraude de proveedores, hurto y robo (incluido el robo por parte de empleados), daños en tránsito o durante el período de almacenamiento (debido a un almacenamiento incorrecto, daños por agua o calor, …).

En el comercio minorista, la merma se produce principalmente a nivel de punto de venta. Se pueden encontrar las siguientes estimaciones:

• En Estados Unidos, la Universidad de Florida realiza anualmente una Encuesta Nacional de Seguridad Minorista en 100 minoristas. Según este estudio, en Estados Unidos en 2009 la merma representó el 1.44% de las ventas minoristas - el 43% de esto debido al robo por parte de empleados.
• Según la misma encuesta, en 2011 (encuesta publicada en 2012), la merma representó el 1.41%.
• Otro estudio del Centro de Investigación Minorista, que publica el Barómetro Global del Robo Minorista (un estudio en 43 países), lo sitúa en el 1.45% de las ventas minoristas para 2011.

Las tasas más altas se encuentran en comestibles en carne fresca y queso, en salud y belleza en productos de afeitado y perfumes, y en líneas de productos de ropa en accesorios y prendas de abrigo.

Los costos de riesgo de inventario también tienen en cuenta la obsolescencia, es decir, los costos generados por los artículos que pasan su fecha de vencimiento, o por los artículos que se vuelven obsoletos (especialmente cierto para la electrónica de consumo, pero a veces también para los artículos que se benefician de un nuevo empaque, …).

Determinar el valor de los costos de riesgo de inventario no siempre es tan sencillo como puede parecer. Por ejemplo, debemos considerar el valor de las cancelaciones durante un período de tiempo determinado (dividido por el inventario promedio durante el mismo período). Sin embargo, las cancelaciones no siempre se tienen en cuenta correctamente, los recuentos de ciclo no siempre son regulares, y así sucesivamente. En algunas empresas, los artículos que deberían ser cancelados todavía se conservan durante años.

Finalmente, cabe señalar que lo que hemos elegido poner aquí bajo las dos etiquetas de costos de espacio de almacenamiento y costos de riesgo de inventario a veces se agrupan y simplemente se etiquetan como costos de mantenimiento no capitalizados, lo que enfatiza el hecho de que los costos de capital forman de hecho la mayor parte de los costos de inventario. Si bien los costos de capital por sí solos se pueden evaluar en aproximadamente el 15%, todos los demás costos juntos alcanzan más o menos este mismo porcentaje (10% según S.G. Timme y C.Williams-Timme, 19% según el Informe Anual del Estado de la Logística de Robert V. Delaney de Cass Information Systems). El factor clave de la fluctuación de este valor es el riesgo de obsolescencia.

Un primer enfoque a los costos de mantenimiento: estimaciones rápidas y fórmula

Si bien hemos enfatizado la dificultad de evaluar con precisión los costos de mantenimiento con todos sus múltiples componentes y el hecho de que estos costos siempre son muy específicos de cada negocio, sin embargo, se pueden dar algunas estimaciones aproximadas.

La mayoría de las empresas tienden a subestimar los costos totales de mantenimiento (o costo total de mantener inventario). Para la mayoría de las empresas minoristas y manufactureras, las evaluaciones de los expertos sobre el costo de mantener inventario varían entre el 18% y el 75% (o, según Helen Richardson⁵, entre el 25% y el 55%). Como se mencionó anteriormente, el factor principal para determinar este porcentaje son los costos de capital (incluida la inversión en inventario) y el tipo de productos (intuitivamente, cuanto más perecederos sean los productos, mayores serán los costos).

La regla general establece que los costos de mantenimiento representan el 25% del valor del inventario en mano.⁶

Otro método rápido para calcular el costo de mantener inventario consiste en agregar un 20% a la tasa de interés primaria actual para pedir prestado dinero. Por ejemplo, si la tasa de interés primaria es del 10%, los costos de mantenimiento serían de 10+20=30%.

Por las razones mencionadas anteriormente, es difícil dar estimaciones más precisas. Simplemente diremos que para las categorías mencionadas anteriormente, se pueden encontrar las siguientes estimaciones en la literatura:

• Costos de capital: 15%
• Costos de espacio de almacenamiento: 2%
• Costos de servicio de inventario: 2%
• Costos de riesgo de inventario: 6%

Una referencia notable es el estudio de Helen Richardson⁵ de 1995. Según H. Richardson, los costos totales de inventario podrían ubicarse entre el 25% y el 55% con la siguiente distribución:

• Costo del dinero 6% - 12%
• Impuestos 2% - 6%
• Seguro 1% - 3%
• Gastos de almacén 2% - 5%
• Manipulación física 2% - 5%
• Control de inventario y tareas administrativas 3% - 6%
• Obsolescencia 6% - 12%
• Deterioro y hurto 3% - 6%

Esto significa que, en promedio, durante un año, en el caso más favorable (25%), un distribuidor gasta $250 por cada $1000 que lleva en inventario.

Ejemplo práctico:

Consideremos una empresa con un valor promedio de inventario de $10M. Para calcular los costos de mantenimiento, primero debemos sumar todos los costos no relacionados con el capital. Supongamos que son los siguientes:

• Costos de espacio de almacenamiento: 200k
• Costos de servicio de inventario: 800k
  • Manipulación física: 200k
  • Seguro: 100k
  • Cargos administrativos, equipos y gastos de control: 300k
  • Impuestos: 200k
• Costos de riesgo de inventario: 900k
  • Merma (incluido el robo, …): 300k
  • Obsolescencia: 600k

Esto representa un total de 1.9M USD.

Para obtener un porcentaje, dividimos este total por el valor promedio del inventario: 1.9M USD / 10M USD = 19%.

Finalmente, agregamos los costos de capital. Supongamos que en este caso son del 10%, es decir, 1M USD.

En nuestro ejemplo, los costos totales de mantenimiento de inventario alcanzan los 2.9M USD para un valor promedio de inventario de 10M USD. La tasa de mantenimiento de inventario es igual a 19%+10%= 29%.

Costos de faltante de stock

Finalmente, para tener una visión completa de los costos de inventario, también debemos agregar los costos de faltante de stock (o costos de escasez), es decir, los costos incurridos cuando ocurren faltantes de stock. Para los minoristas, esto puede incluir los costos de envíos de emergencia, cambio de proveedores con entregas más rápidas, sustitución por artículos menos rentables, etc. Si bien este tipo de costos se pueden determinar con bastante precisión, otros no son tan fáciles de identificar, como el costo en términos de pérdida de lealtad del cliente o la reputación general de la empresa.

Modelar el costo de los faltantes de stock es en sí mismo un tema vasto que va más allá del alcance de este artículo. Simplemente mencionemos que básicamente el costo del inventario se contrarresta con el costo de oportunidad de los faltantes de stock. Equilibrar el costo del inventario con el costo de los faltantes de stock se logra típicamente mediante el ajuste de los niveles de servicio.

Beneficios directos de reducir el inventario

Como se evidenció anteriormente, los costos que rodean el inventario son significativos. Por lo tanto, las iniciativas destinadas a reducir el inventario son muy valiosas, ya que no solo tienen un impacto inmediatamente medible en el inventario en sí, sino que también reducen los costos de capital, los costos de mantenimiento, los riesgos, etc.

Un error común que cometen las empresas, según S. G. Timme y C. Williams-Timme³, al evaluar los beneficios de las iniciativas de la cadena de suministro es subestimar precisamente su impacto en los costos de inventario:

“Cuando evalúan las iniciativas de la cadena de suministro, las empresas a menudo descuentan o incluso omiten los beneficios de reducir los costos no monetarios de mantenimiento del inventario porque no poseen estimaciones creíbles de estos costos. La mayoría está de acuerdo en que los beneficios existen. Pero sin estimaciones creíbles, los beneficios suelen excluirse del análisis. Esta práctica es comprensible. Sin embargo, si el impacto en estos costos no se puede medir razonablemente, el valor real de muchas iniciativas de la cadena de suministro se subestimará”.

Dicho esto, se puede argumentar que no todos los gastos se reducen tan fácilmente. Pero si bien es cierto que algunos gastos (relacionados con el almacenamiento o el equipo, por ejemplo) no se pueden reducir fácilmente sin cambios significativos en la organización, la mayoría de ellos están directamente relacionados con el valor del inventario y se pueden cuantificar fácilmente como un porcentaje del valor promedio del inventario (impuestos, seguros u obsolescencia). Por lo tanto, cualquier reducción del valor del inventario conlleva grandes beneficios.

Ir más allá

Volvamos a enfatizar que medir adecuadamente los costos mencionados anteriormente para tener una imagen completa de los costos del inventario no es una tarea fácil, aunque potencialmente muy gratificante en términos de impacto financiero y de toma de decisiones en la empresa.

Sin embargo, es posible ir más allá, especialmente al centrarse en los costos de mantenimiento. Por ejemplo, los artículos de su inventario probablemente no tendrán los mismos costos de mantenimiento (incluso dentro del mismo almacén o la misma categoría). Aparecen diferencias debido a los volúmenes de ventas, las rotaciones, la variación en el volumen de los artículos, etc. Determinar de manera más precisa los costos de mantenimiento de los artículos dentro de su inventario puede ayudarlo a centrarse en los más relevantes, descartar los que generan menos ganancias, etc. Aquí abordamos el tema de la categorización del inventario y métodos como el análisis ABC. Para obtener más detalles, consulte nuestro artículo.

Notas