Control de Inventario

Todos los procesos que respaldan el suministro, el almacenamiento y la accesibilidad de los artículos para garantizar la disponibilidad de esos artículos y minimizar los costos de inventario. En la práctica, el control de inventario abarca diversos aspectos, incluida la gestión del inventario, el registro de las cantidades y ubicaciones de los artículos, pero también la optimización del suministro.

Gestión vs Optimización

El control de inventario es un dominio amplio que se puede dividir en dos áreas principales:

• La gestión del inventario, que es casi imposible de disociar del software de gestión de inventario en la mayoría de las configuraciones informáticas. Cuando se gestiona el inventario, el objetivo es mantener una alta productividad para todas las operaciones de inventario.
• La optimización del inventario, donde los costos, como los costos de mantenimiento y los costos de faltante de stock, deben minimizarse al enfrentar una demanda futura incierta. Cuando se optimiza el inventario, el objetivo es maximizar la rentabilidad financiera del inventario para la empresa.

Si bien físicamente solo hay “un” inventario, estas dos áreas reflejan problemas radicalmente diferentes, que se abordan mejor por separado.

Gestión del inventario

En su forma moderna, la gestión del inventario es casi indistinguible del software de gestión de inventario que la respalda. De hecho, el software se encarga de preservar una representación electrónica del inventario que se utiliza constantemente para responder instantáneamente a preguntas rutinarias que, de lo contrario, requerirían una inspección física muy larga del inventario en sí. Ej: ¿cuántas unidades nos quedan del producto X?

Para mantener registros electrónicos precisos del inventario, todas las operaciones de inventario deben registrarse en el software. En la práctica, las entradas de datos se aceleran en gran medida mediante el uso de códigos de barras o RFID (identificación por radiofrecuencia). En los entornos más modernos¹, las operaciones físicas realizadas en el inventario mismo están robotizadas, en cuyo caso el inventario se gestiona realmente de forma digital de principio a fin[^2].

A diferencia del sistema contable, que se centra en proporcionar una reflexión financiera precisa de los activos gestionados por la empresa, el sistema de gestión de inventario está orientado a la acción para respaldar a la empresa en la operación de su inventario. El primer objetivo del sistema es la productividad, es decir, realizar todas las operaciones de inventario con la menor cantidad de tiempo o esfuerzo. El segundo objetivo del sistema es proporcionar una precisión sostenible de la representación electrónica del inventario físico.

Optimización del inventario

El inventario representa una anticipación de la demanda futura y un compromiso financiero entre costos conflictivos. Demasiado inventario y los costos de mantenimiento se disparan; y muy poco inventario y ya no hay nada que servir, lo que incurre en costos de faltante de stock.

A diferencia de la gestión de inventario, la optimización del inventario se centra en tomar las mejores decisiones que rigen el inventario, como:

• Decidir cuándo y cuánto reordenar (ver también puntos de reorden)
• Decidir dónde almacenar un artículo en la instalación
• Decidir qué artículo debe contarse y cuándo (ver también inventario fantasma)
• …

Una vez tomada la decisión, se lleva a cabo a través del sistema de gestión de inventario; sin embargo, el sistema de gestión no necesariamente se encarga de tomar tales decisiones o incluso de producir sugerencias que deban ser validadas manualmente por un operador.

El desafío principal del problema de optimización de inventario es la incertidumbre asociada a la demanda futura. De hecho, como la demanda futura es desconocida, la mayoría de las técnicas de optimización de inventario se basan en estadísticas para pronosticar la demanda. Las decisiones optimizadas se calculan como aquellas que minimizan los costos futuros esperados.

A veces, los problemas combinatorios complican aún más la optimización. Por ejemplo, un minorista puede desear realizar pedidos de reabastecimiento que aprovechen todo el peso y espacio disponibles en el camión que realiza la entrega para minimizar los costos de envío. En la práctica, esto significa elegir la combinación adecuada de artículos pesados y artículos voluminosos.

Comparación de las dos visiones

Como se mencionó anteriormente, gestionar u optimizar el inventario son problemas distintos. La tabla a continuación destaca la principal divergencia entre los dos puntos de vista.

Cuidado con Lokad

Históricamente, los ERPs han surgido como soluciones monolíticas para abordar tanto la gestión de inventario como los problemas de optimización de inventario. Sin embargo, como se detalla en la sección anterior, los ingredientes para crear un buen software de gestión de inventario son muy diferentes de los necesarios para crear un buen software de optimización de inventario. Como resultado, observamos que las empresas que adoptan un diseño monolítico casi siempre sufren de una mala gestión o una mala optimización, siendo este último el caso más frecuente.

El problema se acentúa aún más por el ritmo de cambio dentro de la industria del software. De hecho, los softwares de gestión de inventario son, por naturaleza, software muy pegajoso: una vez adoptados, el costo del cambio es tan alto que rutinariamente observamos que puede llevar hasta una década para hacer la transición completa hacia una solución alternativa para las grandes empresas. Si bien el retraso es menor para las empresas más pequeñas, las transiciones de varios años son frecuentes. Esto significa que muchas empresas operan con software de gestión que tiene una o dos décadas de antigüedad, perdiendo los beneficios que habrían brindado las mejores soluciones disponibles en el mercado en la actualidad. Sin embargo, como el costo del cambio es alto, hay poco que se pueda hacer al respecto.

En contraste, la parte de optimización tiene mucha menos fricción en cuanto al costo del cambio. De hecho, generalmente es posible tener múltiples sistemas, cada uno generando su propio conjunto de propuestas (por ejemplo, la lista de artículos que deben reordenarse); y luego definir un proceso para establecer qué alcance de autoridad se debe dar a cada sistema.

Notas