Bestandsverwaltung

Alle Prozesse, die die Versorgung, die Lagerung und die Zugänglichkeit von Gegenständen unterstützen, um die Verfügbarkeit dieser Gegenstände zu gewährleisten und gleichzeitig die Bestandskosten zu minimieren. In der Praxis umfasst die Bestandsverwaltung verschiedene Aspekte, einschließlich des Managements des Bestands, der Erfassung von Mengen und Standorten von Gegenständen, aber auch der Optimierung der Versorgung.

Management vs. Optimierung

Die Bestandsverwaltung ist ein breites Gebiet, das in zwei Hauptbereiche unterteilt werden kann:

• Das Management des Bestands, das in den meisten computergestützten Systemen fast unmöglich vom Bestandsverwaltungssoftware zu trennen ist. Beim Management des Bestands geht es darum, eine hohe Produktivität für alle Bestandsoperationen aufrechtzuerhalten.
• Die Optimierung des Bestands, bei der Kosten wie Lagerkosten und Fehlbestandskosten minimiert werden müssen, während einer unsicheren zukünftigen Nachfrage gegenübergestellt wird. Bei der Optimierung des Bestands geht es darum, den finanziellen Ertrag des Bestands für das Unternehmen zu maximieren.

Physisch betrachtet gibt es nur “einen” Bestand, aber diese beiden Bereiche spiegeln radikal unterschiedliche Probleme wider, die besser getrennt behandelt werden sollten.

Management des Bestands

In seiner modernen Form ist das Management des Bestands quasi nicht von der Bestandsverwaltungssoftware zu unterscheiden, die es unterstützt. Tatsächlich kümmert sich die Software darum, eine elektronische Darstellung des Bestands zu erhalten, die ständig verwendet wird, um Routinefragen sofort zu beantworten, die sonst eine sehr lange physische Inspektion des Bestands selbst erfordern würden. Beispiel: Wie viele Einheiten haben wir noch für das Produkt X?

Um genaue elektronische Aufzeichnungen des Bestands zu führen, müssen alle Bestandsoperationen in der Software erfasst werden. In der Praxis werden Dateneingaben durch den Einsatz von Barcodes oder RFID (Radio-Frequency Identification) erheblich beschleunigt. In den modernsten Umgebungen¹ werden physische Operationen, die am Bestand selbst durchgeführt werden, robotisiert, wobei der Bestand in diesem Fall tatsächlich von Ende zu Ende digital verwaltet wird.

Im Gegensatz zum Buchhaltungssystem, das darauf abzielt, eine genaue finanzielle Abbildung der vom Unternehmen verwalteten Vermögenswerte bereitzustellen, ist das Bestandsverwaltungssystem handlungsorientiert, um das Unternehmen bei der Verwaltung seines Bestands zu unterstützen. Das erste Ziel des Systems ist Produktivität, d.h. alle Bestandsoperationen mit möglichst geringem Zeitaufwand oder Aufwand durchzuführen. Das zweite Ziel des Systems besteht darin, eine nachhaltige Genauigkeit der elektronischen Darstellung des physischen Bestands zu gewährleisten.

Optimierung des Bestands

Der Bestand stellt eine Antizipation der zukünftigen Nachfrage und einen finanziellen Kompromiss zwischen gegensätzlichen Kosten dar. Zu viel Bestand und die Lagerkosten explodieren; zu wenig Bestand und es gibt nichts mehr zu bedienen, was zu Fehlbestandskosten führt.

Im Gegensatz zur Bestandsverwaltung konzentriert sich die Bestandsoptimierung darauf, die besten Entscheidungen zu treffen, die den Bestand betreffen, wie z.B.:

• Entscheidung über wann und wie viel nachbestellt werden soll (siehe auch Nachbestellpunkt)
• Entscheidung über wo ein Artikel im Lager aufbewahrt werden soll
• Entscheidung darüber, welcher Artikel gezählt werden muss und wann (siehe auch Phantombestand)
• …

Sobald die Entscheidung getroffen ist, wird sie durch das Bestandsverwaltungssystem umgesetzt. Das Management-System ist jedoch nicht unbedingt dafür verantwortlich, solche Entscheidungen zu treffen oder sogar Vorschläge zu erstellen, die manuell von einem Bediener validiert werden müssen.

Die Hauptherausforderung des Bestandsoptimierungsproblems besteht in der Unsicherheit, die mit der zukünftigen Nachfrage verbunden ist. Tatsächlich beruhen die meisten Techniken zur Bestandsoptimierung auf Statistiken, um die Nachfrage vorherzusagen. Die “optimierten” Entscheidungen werden als solche berechnet, die die “erwarteten” zukünftigen Kosten minimieren.

Manchmal erschweren kombinatorische Probleme die Optimierung weiter. Zum Beispiel möchte ein Einzelhändler Bestellungsanforderungen weitergeben, die das gesamte Gewicht und den verfügbaren Platz im LKW nutzen, der die Lieferung durchführt, um die Versandkosten zu minimieren. In der Praxis bedeutet dies, die richtige Mischung aus “schweren” und “sperrigen” Artikeln zu wählen.

Vergleich der beiden Ansichten

Wie oben erwähnt, sind die Verwaltung oder Optimierung des Bestands unterschiedliche Probleme. Die Tabelle unten zeigt die Hauptunterschiede zwischen den beiden Standpunkten auf.

Lokad-Falle

Historisch gesehen sind ERP-Systeme als monolithische Lösungen entstanden, um sowohl das Bestandsmanagement als auch die Bestandsoptimierung zu bewältigen. Wie jedoch im vorherigen Abschnitt detailliert beschrieben, sind die “Zutaten”, um eine gute Bestandsmanagement-Software zu erstellen, sehr unterschiedlich von denen, die erforderlich sind, um eine gute Bestandsoptimierungs-Software zu erstellen. Als Ergebnis stellen wir fest, dass Unternehmen, die ein monolithisches Design übernehmen, fast alle entweder unter schlechtem Management oder schlechter Optimierung leiden - wobei letzteres der häufigste Fall ist.

Das Problem wird durch das Tempo des Wandels in der Softwarebranche weiter verschärft. Tatsächlich sind Bestandsmanagement-Softwares von Natur aus sehr “sticky”: Sobald sie übernommen wurden, sind die Änderungskosten so hoch, dass es in großen Unternehmen in der Regel bis zu einem Jahrzehnt dauern kann, um vollständig auf eine alternative Lösung umzusteigen. Bei kleineren Unternehmen ist die Verzögerung kürzer, aber mehrjährige Übergänge sind häufig. Das bedeutet, dass viele Unternehmen Management-Software verwenden, die ein oder zwei Jahrzehnte alt ist, und dadurch die Vorteile verlieren, die die neueren Lösungen auf dem Markt bieten würden. Da jedoch die Änderungskosten hoch sind, gibt es hier wenig zu tun.

Im Gegensatz dazu geht der Optimierungsteil mit viel geringerer Reibung hinsichtlich der Änderungskosten einher. Tatsächlich ist es in der Regel möglich, mehrere Systeme zu haben, von denen jedes sein eigenes Set von “Vorschlägen” generiert (z. B. die Liste der nachzubestellenden Artikel); und dann einen Prozess zu definieren, um festzulegen, welcher Zuständigkeitsbereich jedem System zugewiesen werden soll.

Anmerkungen